Kadrowa to osoba w firmie, która ma dostęp do wszystkich niezwykle istotnych danych dotyczących pracowników. Ich wycieknięcie poza wiedzę osób uprawnionych mogłoby się wiązać z bardzo nieprzyjemnymi konsekwencjami nie tylko dla nich, ale również dla pracodawcy. To właśnie dlatego tak ważne jest, aby w dziale kadr znalazły się wyłącznie zaufane osoby. Muszą być również one kompetentne w zakresie prawa pracy oraz innych przepisów związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Dlaczego to jest tak ważne, żeby kadrowa znała prawo? Przede wszystkim dlatego, że w teczkach o pracownikach, które prowadzi, nie mogą znaleźć się żadne informacje, których nie wymieniają zapisy w prawie. Jeśli osoba zatrudniona w kadrach nie dopilnuje tego, pracodawca może być bardzo zaskoczony w przypadku kontroli co jakiś czas pojawiających się w firmie. Kadrowa musi też znać prawa pracowników, aby wiedzieć, że to oni właśnie mają prawo zaglądać do swoich teczek zawsze, kiedy tego potrzebują. Każdy musi mieć bowiem możliwość zweryfikowania informacji na swój temat, które przechowywane są w aktach.
Kadrowa powinna mieć też świadomość, kto oprócz pracownika może mieć wgląd w jego dane. Jest tak w przypadku różnorodnych służb bezpieczeństwa, policji, czy też inspekcji pracy. Każda z tych osób musi mieć jednak odpowiednie upoważnienie. Jeśli takowego nie okazali, kadrowa nie powinna wydawać im akt.
